Canonical: https://marzownik.pl/blog/obieg-faktury-kosztowej-bez-excela

W tym artykule

Blog · Marżownik

# Obieg faktury kosztowej bez Excela: od wpłynięcia do raportu marży

Marcin Karwowski · eraIT

W większości firm projektowych obieg faktury kosztowej wygląda tak samo: dokument przychodzi mailem albo z KSeF, ktoś go pobiera, wkleja dane do arkusza i pilnuje ręcznie. Ten tekst pokazuje, jak ten sam obieg wygląda, gdy Excel przestaje być centrum firmy.

## Jak dziś wygląda obieg faktury w firmie projektowej?

W rozmowach z firmami budowlanymi i usługowymi ten opis powtarza się niemal słowo w słowo: wszystko jest w Excelu, dane wprowadza się ręcznie, a pilnowanie kosztów polega na tym, że ktoś siedzi i wklepuje. Faktury przychodzą różnymi kanałami: część z KSeF, część mailem, część jako skan z budowy. Każdy dokument ktoś musi wyłapać, przepisać i przypisać do właściwego zlecenia w arkuszu.

Ten proces działa, dopóki firma jest mała i dopóki pilnuje go ta jedna, konkretna osoba. Problem w tym, że rośnie razem z firmą: więcej projektów to więcej zakładek, więcej wersji pliku i więcej miejsc, w których koszt może się zgubić.

Zanim ułożysz obieg, ustal, co dokładnie ma znaleźć się w opisie kosztu. Pokazuje to poradnik: [Jak opisać fakturę kosztową](https://marzownik.pl/blog/opis-faktury-kosztowej-wzor).

## Co się psuje, gdy centrum firmy jest arkusz?

Trzy rzeczy psują się najczęściej. Po pierwsze, opóźnienie: między wpłynięciem faktury a jej pojawieniem się w arkuszu mijają dni, więc właściciel podejmuje decyzje na nieaktualnych kosztach. Po drugie, akceptacja: arkusz nie ma obiegu zatwierdzania, więc decyzje zapadają mailem albo na korytarzu i nikt później nie wie, kto zgodził się na jaki koszt. Po trzecie, zależność od jednej osoby. O tym, co się dzieje, gdy ta osoba odchodzi albo choruje, pisaliśmy w artykule [o ryzyku Excela i jednej osoby](https://marzownik.pl/blog/ryzyko-excel-jedna-osoba).

Jest jeszcze czwarty koszt, mniej widoczny: czas. Ręczne przepisywanie i uzgadnianie danych to praca, którą policzyliśmy osobno w tekście [ile kosztuje ręczne liczenie marży](https://marzownik.pl/blog/ile-kosztuje-reczne-liczenie-marzy).

## Jak wygląda obieg dokumentów w systemie?

Cztery kroki, bez przepisywania.

**1\. Faktura wpada sama.** Z KSeF, z maila z PDF-em albo ze skanu. Dokumenty z różnych kanałów trafiają w jedno miejsce, zamiast czekać w skrzynkach i segregatorach.

**2\. Opis i akceptacja przy projekcie.** Koszt jest przypisany do projektu i etapu, a fakturę zatwierdza właściwa osoba: kierownik projektu, dyrektor finansowy albo właściciel. Każda decyzja zostaje w historii dokumentu.

**3\. Płatności pod kontrolą.** Widać, co jest niezapłacone, a przelewy wychodzą paczką do banku. Rozrachunki łączą się z tym samym projektem, co koszty.

**4\. Raport i marża projektu.** Budżet i wykonanie każdego zlecenia na bieżąco. Raport powstaje z danych, które już są w systemie, a nie ze składania arkusza po fakcie.

Tak właśnie działa Marżownik. Cały scenariusz krok po kroku pokazujemy [na stronie głównej](https://marzownik.pl/#jak-to-dziala), a to, jak podobny obieg wygląda u firm korzystających z rozwiązań eraIT, opisują sami klienci na stronie [opinie klientów](https://marzownik.pl/klienci).

## Kto akceptuje koszty i co widzi zespół?

W arkuszu każdy, kto ma plik, widzi wszystko i może zmienić wszystko. W systemie jest odwrotnie: role i uprawnienia ustawia się osobno dla każdej firmy, więc pracownik biura widzi swoje zadania, kierownik zatwierdza koszty swoich projektów, a pełny obraz finansów ma tylko właściciel. Prośba o opis faktury trafia wprost do osoby odpowiedzialnej za koszt, zamiast krążyć mailem po firmie.

## Jak przejść z Excela bez rewolucji?

Nie zaczyna się od wymiany systemów, tylko od jednego projektu. Faktury zaczynają wpadać same, koszty początkowe można zaimportować z arkusza, a zespół uczy się obiegu na realnych dokumentach.

Excel nie znika z firmy. Zostaje do tego, do czego jest dobry. Marżownik generuje zestawienia i raporty do Excela, tylko że z danych, które są kompletne i aktualne.

## Zobacz obieg na swoich fakturach

Umów krótki pokaz Marżownika. Przejdziemy cztery kroki obiegu na przykładach z firm takich jak Twoja.

[Umów bezpłatne demo](https://marzownik.pl/demo)

## Najczęstsze pytania

### Czy trzeba wymieniać program księgowy?

Nie. Księgowość dalej pracuje po swojemu. Obieg faktur, akceptacja kosztów i kontrola marży projektu to warstwa dla właściciela i zespołu, obok dotychczasowej księgowości.

### Czy dane z Excela da się przenieść?

Tak, koszty początkowe i budżety projektów można zaimportować z arkusza na starcie. Nowe dokumenty wpadają już same: z KSeF, z maila albo ze skanu.

### Czy Excel całkiem znika z firmy?

Nie i nie musi. Marżownik generuje raporty i zestawienia do Excela. Różnica polega na tym, że arkusz przestaje być miejscem ręcznego wklepywania, a staje się formatem raportu z kompletnych danych.

### Od czego zacząć przejście?

Od jednego projektu i pilotażu na własnych dokumentach: diagnoza obecnego obiegu, dane startowe, ustawienie ról i akceptacji, test na prawdziwych fakturach. Dopiero po pilotażu zapada decyzja, co rozszerzać.