KSeF dla firm projektowych — co daje, a czego nie policzy

Faktury Twojej firmy przechodzą już przez KSeF. Sprzedażowe, kosztowe, wszystkie w jednym systemie. Jeśli pracujesz projektowo, to dopiero połowa drogi. Bo Twoje pieniądze nie żyją w fakturach. Żyją w projektach.

„Firma projektowa" znaczy tu więcej niż biuro architektoniczne. Chodzi o każdą firmę, która zarabia na zleceniach: biura projektowe i inżynierskie, pracownie, firmy usługowe rozliczane per projekt. Jeśli na koniec miesiąca pytasz nie „ile sprzedaliśmy", tylko „ile zostało na tym konkretnym zleceniu", ten tekst jest o Tobie.

Dlaczego firma projektowa rozlicza się w KSeF inaczej niż inni?

Bo w pracy projektowej faktura prawie nigdy nie opisuje całości. Przychód wpada etapami, koszty rozchodzą się po wielu zleceniach, a jeden koszt często dotyczy kilku projektów naraz. KSeF widzi pojedyncze dokumenty. Nie widzi tej struktury.

Zobacz to na własnym przykładzie. Jedną umowę fakturujesz kamieniami milowymi: zaliczka, koncepcja, projekt wykonawczy, odbiór. Jedna umowa to kilka faktur w różnych miesiącach. W KSeF każda z nich to osobny dokument, którego nic nie łączy z resztą.

Po stronie kosztów jest jeszcze ciekawiej. Podwykonawca od instalacji, zewnętrzny konstruktor, delegacja na naradę u inwestora, licencje na oprogramowanie. Każdy z tych kosztów wchodzi do systemu osobno, w swoim tempie, od innego wystawcy.

I klasyka pracy projektowej: jeden koszt dotyczy kilku projektów. Roczna licencja, z której korzystają wszystkie zespoły. Specjalista, który w tym samym miesiącu siedział w trzech zleceniach. Faktura jest jedna. Projekty są trzy.

Co KSeF realnie daje firmie projektowej?

Trzy rzeczy: kompletność, natychmiastowy dostęp i uporządkowany obieg. Po latach ganiania za dokumentami to realna zmiana na plus.

Kompletność, bo faktura kosztowa od podwykonawcy nie ginie już w skrzynce kierownika projektu ani w segregatorze. Jest w systemie i nikt nie musi jej „podsyłać do księgowości".

Natychmiastowy dostęp, bo widzisz fakturę w momencie, w którym istnieje. Nie trzy tygodnie później, gdy ktoś w końcu przekaże PDF-a.

Uporządkowany obieg, bo wszystkie dokumenty idą jednym kanałem. Koniec pytań „czy przyszła już faktura od konstruktora" i wersji roboczych krążących mailem.

Czego KSeF nie zrobi za Ciebie?

KSeF nie przypisze kosztu do projektu. Nie pokaże, które zlecenie jest rentowne. Nie połączy faktury etapowej z budżetem projektu. I nie zestawi godzin oraz kosztów, które projekt pochłonął, z tym, co na nim zafakturowano.

To nie jest wada KSeF. On po prostu nie jest do tego zbudowany. To wymiana dokumentów z urzędem, nie kontrola marży. Pisałem o tym szerzej w tekście KSeF już masz, ale on nie powie Ci, ile zarabiasz na projekcie.

W firmie projektowej ta luka boli mocniej niż gdzie indziej. Bo skoro przychód wpada etapami, a koszty rozchodzą się po zleceniach, to bez przypisania faktur do projektów nie da się odpowiedzieć na najprostsze pytanie: ile realnie zostaje na tym konkretnym zleceniu.

Pułapka rentowności: firma na plusie, projekt na minusie

W skali firmy wszystko wygląda dobrze. Przychód rośnie, konto się zgadza, faktury w KSeF komplet. A jednocześnie pojedyncze projekty potrafią być głęboko pod kreską i nikt tego nie widzi, bo koszty nie są przypisane.

Mechanizm jest prosty. Prowadzisz kilka zleceń naraz. Jedno dowozi marżę za wszystkie, drugie wychodzi na zero, trzecie dokłada. Suma na koncie wygląda znośnie, więc nie ma alarmu.

Do tego dochodzi rytm pracy projektowej. Etap zafakturowałeś dawno, a koszty do niego dalej płyną: poprawki, dodatkowe uzgodnienia, kolejne godziny specjalisty. Faktura przychodowa i koszty, które ją „obsługują", są od siebie oddalone o miesiące. Bez budżetu projektu nikt ich nie zestawi.

Efekt: o tym, że zlecenie było nierentowne, dowiadujesz się po jego zamknięciu. Albo wcale, bo nikt nigdy nie policzył go osobno.

Jak powinien wyglądać obieg faktury po KSeF?

Cztery kroki: faktura wpada, zostaje przypisana do projektu, aktualizuje budżet i daje Ci podstawę do decyzji w trakcie projektu, nie po nim.

Krok pierwszy: faktura z KSeF pojawia się w systemie. To już masz, KSeF to załatwił.

Krok drugi: przypisanie do projektu, czyli MPK. Każdy koszt ląduje na zleceniu, którego dotyczy. Koszt wspólny, jak licencja albo specjalista od trzech projektów, zostaje podzielony między nie, a nie wrzucony „na firmę".

Krok trzeci: budżet kontra wykonanie. Faktura etapowa dopisuje się do przychodów projektu, koszty do jego wydatków. Widzisz, ile z budżetu już zjedzone i ile zostało.

Krok czwarty: decyzja w trakcie. Gdy koszty zlecenia rosną szybciej niż fakturowanie, widzisz to przy trzeciej fakturze, nie na koniec projektu. Możesz renegocjować zakres, dociąć koszty albo przyspieszyć kolejny etap fakturowania.

Do tego służy Marżownik. Łączy fakturę, także tę z KSeF, koszt, płatność i projekt w jedną całość. Widzisz marżę każdego zlecenia na bieżąco, bez ręcznego składania tabelek. Jak to wygląda dla firm usługowych i projektowych, zobaczysz na stronie rozwiązania dla usług projektowych i facility.

Najczęstsze pytania

Czy KSeF pokazuje rentowność projektu?

Nie. KSeF to obieg faktur z urzędem. Żeby zobaczyć rentowność, każda faktura — przychodowa i kosztowa — musi być przypisana do konkretnego projektu i porównana z jego budżetem. To osobna warstwa, której KSeF nie ma.

Jak rozliczyć jedną fakturę na kilka projektów?

Dzielisz ją między projekty według MPK — miejsc powstawania kosztów. KSeF tego podziału nie zrobi. Potrzebujesz narzędzia, w którym w momencie przypisania rozbijasz koszt na projekty, których faktycznie dotyczy.

Czy fakturowanie etapami utrudnia kontrolę marży?

Tylko wtedy, gdy faktury etapowe żyją osobno od budżetu projektu. Gdy każdy etap jest wpięty w budżet, na bieżąco widzisz, ile już zafakturowano, ile kosztów poszło i co realnie zostaje na projekcie.

Czy muszę zmieniać program księgowy?

Nie. Księgowość dalej robi swoje. Kontrola marży projektu to widok dla Ciebie jako właściciela: faktura, koszt, płatność i projekt w jednym miejscu, obok dotychczasowej księgowości.

Na koniec

KSeF masz za sobą. Faktury są kompletne, dostępne od razu i idą jednym kanałem. To dobry fundament, ale tylko fundament.

W firmie projektowej prawdziwe pytanie brzmi: które zlecenie zarabia, a które dokłada. Na to KSeF nie odpowie. Odpowie przypisanie każdej faktury do projektu i budżet porównany z wykonaniem, w trakcie zlecenia, nie po nim.

Jeśli chcesz najpierw zobaczyć, ile kosztuje Cię obecny brak tej kontroli, policz to w darmowym audycie marży. Zajmuje dwie minuty i liczy na Twoich liczbach.