KSeF już masz. Ale on Ci nie powie, ile zarabiasz na projekcie

Bo większość firm, z którymi rozmawiam, myśli tak. Skoro faktury są w KSeF, to znaczy, że koszty są pod kontrolą.

Nie są. I zaraz pokażę dlaczego.

KSeF pilnuje faktur. Nie pilnuje Twojej marży

To są dwie różne rzeczy. Łatwo je pomylić.

KSeF dba o to, żeby faktura trafiła tam, gdzie ma trafić, w formie, jakiej chce urząd. I tyle. To wymiana dokumentów z państwem.

KSeF nie powie Ci, ile zarabiasz na konkretnej budowie. Nie pokaże, że projekt A jest na minusie, a projekt B ciągnie całą firmę. Nie ostrzeże, że na jednym zleceniu koszty właśnie przejadły całą marżę.

To, że faktura jest w KSeF, znaczy tyle, że faktura istnieje i przeszła przez system. Nic o Twoim zysku.

Czyli jeśli czekałeś z kontrolą kosztów, aż ogarniesz KSeF, to mam dla Ciebie wiadomość. KSeF już ogarnąłeś. A kontroli kosztów dalej nie ma. To dwa osobne problemy, które przez lata sklejały się w jedną wymówkę.

Co naprawdę dzieje się w firmie mimo KSeF

Zobacz, jak to wygląda od środka.

Faktura kosztowa wpada do systemu. Zgodna z KSeF, ładna, poprawna. Tylko nikt nie przypisał jej do projektu. Leży w stosie innych i czeka.

Pod koniec miesiąca ktoś siada do Excela i ręcznie składa, co poszło na którą budowę. Część się zgadza, część nie. Niektóre faktury lądują nie tam, gdzie trzeba. A właściciel i tak dowiaduje się o stracie na zleceniu wtedy, kiedy jest już po wszystkim.

Rozmawiam z właścicielami firm budowlanych i ciągle słyszę to samo. Prowadzimy trzy, cztery inwestycje naraz i powoli gubimy się w kosztach. Albo mam tabelki w Excelu, które rozumiem tylko ja.

KSeF tego nie naprawia. Nawet tego nie dotyka. Możesz mieć perfekcyjny obieg faktur i dalej nie wiedzieć, gdzie robisz pieniądze, a gdzie je przepalasz.

Skoro faktura już krąży, niech od razu coś Ci mówi

A teraz dobra wiadomość.

Skoro Twoje faktury i tak przechodzą już przez KSeF, jesteś o krok od czegoś, co większość firm pomija. Wystarczy, żeby ta sama faktura, zamiast lądować w stosie do rozliczenia, od razu trafiała na właściwy projekt.

Faktura wpada. I od razu widzisz ją przy budowie, na którą poszła. Widzisz, jak zmienia budżet tego projektu. Teraz, nie za kwartał, kiedy ktoś w końcu zaktualizuje Excela.

To różnica między „mam faktury w systemie" a „wiem, ile zarabiam na każdej budowie".

Do tego służy Marżownik. Bierze fakturę, którą już masz w KSeF, i pokazuje, co ona robi z marżą projektu. Faktura, koszt, płatność i projekt łączą się w jedno. Widzisz budżet i wykonanie na każdym projekcie, bez składania tego ręcznie z tabelek.

KSeF zostaje tym, czym jest. Obiegiem faktur. A Marżownik dokłada to, czego KSeF nigdy nie miał dać. Realny obraz tego, ile zostaje Ci na każdym projekcie.

„Boję się, że wdrożenie rozwali mi firmę"

To najczęstsza obawa, jaką słyszę. I dobrze ją rozumiem.

Pewnie masz za sobą wdrożenie, które miało być proste, a skończyło się miesiącami chaosu i wyrzuconymi pieniędzmi. Jeden właściciel powiedział mi wprost, że na nieudanym systemie stracił grube setki tysięcy. Coś takiego zostaje w głowie na lata.

Dlatego nie chodzi o to, żebyś z dnia na dzień wywracał firmę do góry nogami.

Najrozsądniej jechać równolegle. Dotychczasowy sposób pracy zostaje, a nowy uruchamiasz obok niego na kilka tygodni. Sprawdzasz na swoich realnych fakturach, czy działa tak, jak mówię. Dopiero kiedy widzisz, że tak, przechodzisz na nowe.

Budowa A i budowa B

Powiedzmy, że prowadzisz dwie inwestycje naraz.

Budowa A idzie gładko. Faktury wpadają, robota się posuwa, wszystko wygląda dobrze.

Budowa B wygląda tak samo. Bo na papierze obie wyglądają tak samo. Faktury w KSeF, księgowość się zgadza.

Tylko na budowie B materiał podrożał, doszły dwie nieplanowane faktury od podwykonawcy, a termin się przesunął. Po cichu marża z plusa zrobiła się ujemna.

Bez czegoś, co liczy to na bieżąco, dowiadujesz się o tym na końcu. Kiedy już nic nie zrobisz. Z tym widzisz to w momencie, w którym faktura wpada. I możesz zareagować, dopóki budowa trwa.

To cała różnica. Nie w tym, czy masz faktury. W tym, czy faktury mówią Ci coś o pieniądzach.

Jak to sprawdzić bez wielkiej decyzji

Nie musisz dziś niczego wdrażać. Musisz zobaczyć jeden konkret.

Policz, ile kosztuje Cię to, że teraz tego nie kontrolujesz. Ile godzin w miesiącu schodzi na ręczne zbieranie faktur i dopasowywanie ich do projektów. Ile razy w zeszłym roku dowiedziałeś się o stracie na zleceniu za późno.

Jak to policzysz, zwykle wszystko robi się jasne. Bo widzisz, że „nie mam na to czasu" znaczy tak naprawdę „co miesiąc tracę więcej, niż kosztowałoby mnie to ogarnąć".

Najczęstsze pytania

Na koniec

KSeF już masz. To była podstawa, nie meta.

Sam KSeF nie powie Ci, gdzie robisz pieniądze, a gdzie je tracisz. Do tego potrzebujesz czegoś, co bierze Twoje faktury i pokazuje marżę projektu na bieżąco.

Pierwszy krok jest darmowy i zajmuje dwie minuty. Policz, ile kosztuje Cię teraz brak tej kontroli, a potem zdecyduj.