KSeF a marża projektu: jak wykorzystać faktury

KSeF porządkuje wysyłkę i odbiór faktur, ale nie wie, którego projektu dotyczy koszt ani jak zmienia jego rentowność. Żeby faktura stała się informacją do decyzji, trzeba połączyć ją z projektem, kategorią, etapem, płatnością i budżetem.

To artykuł edukacyjny o wykorzystaniu danych z faktur. Jeśli szukasz gotowego materiału do pracy, przejdź do bezpłatnego pakietu Marża z KSeF.

Co dostajesz z KSeF, a czego w nim nie ma?

KSeF dostarcza ustrukturyzowaną fakturę i dane dokumentu. Nie zna jednak wewnętrznego planu Twojej firmy: projektu, etapu, MPK, kategorii kosztu, budżetu ani osoby odpowiedzialnej.

Dlatego dokument może być dostępny w KSeF, a właściciel nadal nie wie, której realizacji dotyczy i jak wpływa na jej wynik.

Dlaczego faktura z KSeF nie pokazuje marży projektu?

Marża wymaga połączenia przychodu i wszystkich kosztów z konkretną realizacją. Sama faktura nie zawiera pełnego kontekstu operacyjnego firmy.

Potrzebujesz jeszcze projektu, budżetu, kategorii kosztu, etapu, statusu płatności i danych o innych kosztach. Dopiero takie zestawienie pokazuje, czy projekt mieści się w planie.

Jak wygląda droga od faktury z KSeF do wyniku projektu?

Faktura z KSeF jest poprawnym dokumentem, ale sama nie pokazuje rentowności projektu. Trzeba ją pobrać, rozpoznać kontrahenta, przypisać do projektu i kategorii, zatwierdzić, połączyć z płatnością i uwzględnić w wyniku.

Faktura trafia z KSeF do Marżownika.
System rozpoznaje kontrahenta i przygotowuje propozycję przypisania.
Użytkownik zatwierdza projekt, etap, kategorię lub MPK.
Jeżeli koszt dotyczy kilku projektów, rozbija dokument między nie.
Koszt trafia do wykonania projektu i jest porównywany z budżetem.
Płatności i rozrachunki pokazują, które należności i zobowiązania są rozliczone, a które pozostają otwarte.

KSeF pokazuje, jaki dokument otrzymała firma. Marżownik pokazuje, co ten dokument zmienia w wyniku projektu. Więcej o całym przypadku opisuje strona KSeF i faktury w kontekście marży projektu.

Czy po KSeF nadal trzeba opisywać faktury?

Tak, ale nie po to, żeby przepisywać dane, które już znajdują się w KSeF. Opis nadal jest potrzebny do wskazania projektu, etapu, MPK, kategorii i osoby odpowiedzialnej. Tego kontekstu KSeF nie zna, ponieważ należy on do wewnętrznego procesu firmy.

Zobacz, jak działa program do opisywania faktur kosztowych i dlaczego propozycję systemu nadal zatwierdza człowiek.

Jak Marżownik wykorzystuje dane z KSeF?

Marżownik pobiera faktury z KSeF. Rozpoznaje kontrahenta i proponuje projekt, etap oraz kategorię. Człowiek zatwierdza propozycję albo dzieli koszt między kilka projektów. Następnie faktura łączy się z płatnością, rozliczeniem i wynikiem projektu.

Marżownik nie zastępuje programu księgowego. Pokazuje to, czego nie widać w KSeF i księgowości: bieżący koszt, budżet i marżę każdego projektu. Szerszy kontekst znajdziesz też w poradniku KSeF dla firm projektowych.

Przykład: dwie budowy, podobne faktury, inna marża

Wyobraź sobie dwie hipotetyczne budowy. Na obu pojawia się faktura od tego samego dostawcy. Sam dokument nie pokazuje, że na pierwszej zakup mieści się w budżecie, a na drugiej przekracza plan dla danego etapu.

Dopiero przypisanie faktury do właściwego projektu, etapu i kategorii pozwala porównać koszt z budżetem. Właściciel widzi wtedy różnicę między projektami i może wyjaśnić odchylenie, gdy praca nadal trwa.

Jak zacząć bez zmiany programu księgowego?

Zacznij od jednego procesu: pobranie dokumentu, przypisanie projektu, zatwierdzenie kosztu i porównanie z budżetem. Program księgowy może działać bez zmian, a Marżownik porządkuje kontekst projektowy obok niego.

Najczęstsze pytania

Czy KSeF pokazuje marżę projektu?

Nie. KSeF przekazuje faktury, ale nie zna budżetu projektu, jego etapów, kosztu pracy ani wewnętrznych kategorii firmy.

Czy muszę zmieniać program księgowy?

Nie. Marżownik działa obok programu księgowego. Łączy dokument z projektem i jego wynikiem, ale nie służy do księgowania ani rozliczeń podatkowych.

Czy fakturę z KSeF można przypisać do kilku projektów?

Tak. Jeżeli koszt dotyczy kilku projektów, użytkownik może rozbić dokument między nie.

Czy system przypisuje fakturę bez udziału człowieka?

System przygotowuje propozycję, ale ostateczne przypisanie zatwierdza użytkownik odpowiedzialny za koszt.

Źródła i zakres

Zakres KSeF: oficjalny portal Krajowego Systemu e-Faktur. Potwierdzone funkcje produktu: funkcje Marżownika.

Artykuł wyjaśnia proces operacyjny wykorzystania danych z faktur. Nie opisuje terminów obowiązku, certyfikatów ani rozliczeń podatkowych.

KSeF daje fakturę. Jak zamienić jej dane w marżę projektu?