Faktura od dostawcy trafia do zlecenia
Osoba operacyjna opisuje dokument od razu, więc po kilku tygodniach nie trzeba odtwarzać kontekstu z maili.
Problem
Program do opisywania faktur kosztowych w projektach
Marżownik pobiera fakturę z KSeF, rozpoznaje kontrahenta i proponuje projekt, MPK, etap oraz kategorię. Człowiek zatwierdza opis albo rozbija koszt między kilka projektów. Koszt trafia do wykonania projektu i jest porównywany z budżetem.
Sposoby użycia
Krótkie historie z pracy firmy
Koszt nie wpada do ogólnego worka
Dokument jest widoczny przy projekcie i kategorii, a nie dopiero w księgowym zestawieniu.
Weryfikacja zostaje po stronie człowieka
KSeF dostarcza dokument, ale decyzję o projekcie, kategorii i sensie kosztu zatwierdza osoba odpowiedzialna.
Proces
Jak może wyglądać opisywanie faktury kosztowej
Faktura bez opisu jest tylko dokumentem. Księgowość może ją zaksięgować, ale właściciel nadal nie wie, którego projektu dotyczy koszt.
Marżownik może przeprowadzić dokument z KSeF do chwili, w której koszt ma projekt, kategorię i osobę odpowiedzialną.
To nie jest tylko porządek w dokumentach. To sposób, żeby każda faktura od razu mówiła, jaki ma wpływ na wynik firmy.
1. Faktura trafia z KSeF do procesu
Dokument jest uporządkowany formalnie, ale na tym etapie nadal nie wiadomo, którego projektu, etapu albo kosztu biznesowo dotyczy.
2. KSeF daje dokument, Marżownik dokłada kontekst
KSeF pomaga w obiegu faktury, a Marżownik pokazuje, gdzie ten dokument powinien trafić w pracy operacyjnej firmy.
3. System proponuje, człowiek zatwierdza
Marżownik rozpoznaje kontrahenta i automatycznie proponuje projekt, etap, kategorię albo MPK. Osoba odpowiedzialna zatwierdza propozycję, a gdy koszt dotyczy kilku projektów, rozbija go między nie.
4. Koszt trafia do wykonania projektu
Po zatwierdzeniu koszt trafia do wykonania projektu i jest porównywany z budżetem.
5. Akceptacja porządkuje odpowiedzialność
Jeśli koszt wymaga sprawdzenia, trafia do właściwej osoby. Decyzja nie ginie w mailach.
6. Później nie trzeba odtwarzać historii
Po kilku tygodniach wiadomo, kto opisał dokument, czego dotyczył i dlaczego trafił do konkretnego projektu.
Więcej kontekstu
Co dokładnie porządkuje ten przypadek
Kiedy faktury zaczynają robić bałagan
- Faktura jest w mailu, ale nikt nie pamięta, do którego projektu i etapu ją przypisać.
- Opis dokumentu powstaje po czasie, więc kontekst trzeba odtwarzać z rozmów, notatek i pamięci.
- Księgowość ma dokument, ale właściciel nadal nie wie, co ta faktura zrobiła z wynikiem projektu.
Jak Marżownik układa opis dokumentu
- Faktura dostaje projekt, kategorię, kontrahenta, etap i status w jednym procesie.
- KSeF porządkuje dokument, ale człowiek nadal zatwierdza sens przypisania do projektu i kategorii.
- Dokument przestaje być załącznikiem w skrzynce, a staje się informacją o koszcie projektu.
Co jest łatwiejsze po opisaniu faktury
- Sprawdzenie, czy koszt mieści się w budżecie danej pracy.
- Wyjaśnienie faktury z kierownikiem lub osobą odpowiedzialną za zakup.
- Porównanie podobnych kosztów między projektami bez ręcznego składania arkuszy.
Krótka odpowiedź
Czy Marżownik automatycznie opisuje faktury?
Marżownik automatycznie przygotowuje propozycję opisu na podstawie dokumentu i kontekstu firmy. Ostateczne przypisanie zatwierdza człowiek, ponieważ to on wie, czy koszt rzeczywiście dotyczy danego projektu, etapu albo MPK.
Poradniki
Wzór i metody opisywania faktur
Ta strona pokazuje rozwiązanie w Marżowniku. Materiały poniżej odpowiadają osobno na intencję „wzór” i „jak usprawnić proces”.
FAQ
Najczęstsze pytania
Czy Marżownik zastępuje księgowość?
Nie. Marżownik uzupełnia fakturę o informacje potrzebne firmie. Pokazuje projekt, kategorię, etap, MPK, zatwierdzenie i wpływ kosztu na wynik. Program księgowy nadal służy do księgowania i rozliczeń podatkowych.
Czy jedną fakturę można przypisać do kilku projektów?
Tak. Jeżeli koszt dotyczy kilku projektów, użytkownik może rozbić dokument między nie zamiast przypisywać całość do jednego miejsca.
Czy człowiek musi zatwierdzić opis?
Tak. System proponuje przypisanie, ale decyzja pozostaje po stronie osoby odpowiedzialnej za koszt.
Funkcjonalności
Funkcje, które najmocniej wspierają ten przypadek
KSeF
Włącza faktury w przepływ projektowy. KSeF porządkuje dokumenty, a Marżownik pomaga pokazać ich wpływ na marżę.
Opis faktur
Nadaje fakturze kontekst: projekt, kategoria, etap, kontrahent i MPK. Bez tego dokument zostaje tylko kosztem księgowym.
Kategorie kosztowe
Porządkują koszty według typów prac i miejsc powstawania kosztu. Dzięki temu wiadomo, gdzie trzeba reagować.
Obieg akceptacji
Kieruje faktury do właściwych osób i zapisuje decyzje przy dokumencie. Koszt nie przechodzi dalej bez potwierdzenia jego kontekstu.
Sprawdźmy to na Twoich projektach
Na demo pokażemy, jak Marżownik może uporządkować koszty, faktury, płatności i marżę w Twoim modelu pracy.