Co klienci mówią o rozwiązaniach eraIT do faktur i kosztów

Marżownik tworzy eraIT, firma, która od lat buduje u klientów systemy obiegu faktur, akceptacji kosztów i kontroli wydatków projektowych. Poniżej prawdziwe opinie czterech firm korzystających z wcześniejszego rozwiązania eraIT: od 100 do 450 dokumentów kosztowych miesięcznie, od kilkunastu do 190 pracowników.

Marżownik powstał na bazie tych doświadczeń, jako gotowa aplikacja, bez budowania systemu na zamówienie.

One Facility: kontrola kosztów per projekt w firmie na 190 osób

Krystian Mazur, właściciel · ~250 dokumentów miesięcznie · 190 pracowników

One Facility obsługuje nieruchomości i obiekty, czyli dziesiątki równoległych zleceń i strumień faktur kosztowych, które trzeba rozdzielić na projekty. Przed wdrożeniem koszt był widoczny po dniach. Dziś faktura jest w kosztach praktycznie od razu, z przypisaniem do projektu.

Na co dzień właściciel najczęściej korzysta z dwóch rzeczy: widoku nieuregulowanych płatności i przypisywania kosztów per projekt. Jedno spojrzenie i wiadomo, co jest niezapłacone i który projekt generuje koszty.

„Gdyby system zniknął, najbardziej brakowałoby mi kontroli kosztów per projekt oraz jednego miejsca, gdzie mam wszystko pod ręką."

AWW: z gaszenia pożarów do podglądu faktury w 2–5 minut

Adam Warczygłowa, właściciel · instalacje budowlane · 100–200 faktur kosztowych miesięcznie

Przed wdrożeniem właściciel nie miał bezpośredniego dostępu do faktur. Dokumenty były wszędzie: w mailach, na wydrukach, w biurze u logistyka, u księgowej. Zostawało poleganie na zaufaniu do pracownika biura i księgowej.

„Jak powstawał pożar, czekałem kilka godzin albo dni, aż faktura do mnie dotarła i dopiero gaszenie pożarów. Obecnie mam podgląd do wszystkich faktur od razu."

Dziś podgląd faktury to kwestia 2–5 minut. Właściciel przegląda dokumenty, opisuje je i przesyła dalej, do kolejnych osób w procesie. Pracownik biura ma ten sam widok oraz ułatwienia w rozliczeniach klientów. Zestawienie kosztów dla klienta końcowego powstaje dużo szybciej niż przed wdrożeniem.

Cała firma pracuje na komputerach Mac. Rozwiązania eraIT działają w przeglądarce, niezależnie od systemu i bez środowiska Microsoft.

Aventus Group: koniec papierowej akceptacji kosztów

Karol Bołtromiuk, dyrektor operacyjny · 200–250 faktur miesięcznie

Akceptacja kosztów przeszła z obiegu papierowego dokumentu na zautomatyzowany proces oparty o pocztę i Teams. Czas obsługi i akceptacji kosztu skrócił się znacznie. Faktury z KSeF pobierają się same, a system rozpoznaje kontrahentów i kataloguje dokumenty bez udziału człowieka.

Na pytanie, czego najbardziej by brakowało, gdyby system jutro zniknął, dyrektor operacyjny wskazuje dwie rzeczy: zautomatyzowaną ścieżkę akceptacji dokumentów i sprawne pobieranie faktur z KSeF.

„Najbardziej przydatne jest automatyzowanie powtarzalnych czynności. Rozpoznawanie kontrahentów na podstawie faktur i ich katalogowanie jest teraz bezobsługowe."

Biuro kontrolingu: 400+ dokumentów miesięcznie pod kontrolą

Firma z własnym biurem kontrolingu · 400–450 dokumentów miesięcznie

Największy wolumen wśród klientów i najbardziej wymagający proces. Każda faktura jest wiązana ze zleceniem kosztowym, a zestawienie zamówień kosztowych pokazuje pełny obraz zobowiązań firmy. Do tego dochodzą paczki przelewów do banku, akceptacja kosztów i zestawienia w Excelu.

Zespół finansów korzysta też z drobniejszych usprawnień, które w tej skali robią różnicę: prośba o opis faktury wysyłana wprost do osoby odpowiedzialnej za koszt, automatyczne dekretowanie faktur cyklicznych i poziomy dostępu do danych dla różnych grup użytkowników.

„Zestawienie xlsx pozwala na szybkie wyszukiwanie po dowolnym parametrze faktury, generowanie paczki przelewów do banku, predekretacja faktur cyklicznych."

A gdzie w tym Marżownik?

Powyższe wdrożenia to systemy budowane przez eraIT na zamówienie, indywidualnie dla każdej firmy. Marżownik to następny krok: te same procesy zamknięte w gotowej aplikacji, dostępnej od ręki.

Co konkretnie z tych doświadczeń trafiło do Marżownika:

1. Faktury z KSeF pobierane automatycznie, przez token lub certyfikat.
2. Opisywanie faktur i akceptacja kosztów w jednym obiegu, zamiast maili i wydruków.
3. Przypisywanie kosztów do projektu i kontrola budżetu każdej budowy czy zlecenia.
4. Widok płatności i rozrachunków, paczki przelewów do banku.
5. Raporty i zestawienia w Excelu.
6. Poziomy uprawnień dla różnych osób w firmie.

Różnica jest jedna: nie trzeba niczego budować. Zamiast projektu wdrożeniowego jest konto, kilka ustawień i pierwsze faktury w systemie. Pełna lista funkcji: funkcje Marżownika.

Najczęstsze pytania

Czy te opinie dotyczą Marżownika?

Nie. Dotyczą wcześniejszych rozwiązań eraIT do obiegu faktur i kontroli kosztów, budowanych indywidualnie u klientów. Marżownik to aplikacja, którą eraIT zbudowało na bazie tych doświadczeń.

Dla jakich firm eraIT budowało te rozwiązania?

Dla firm pracujących projektowo: instalacyjnych, obsługi nieruchomości i obiektów, finansowych oraz z własnym biurem kontrolingu. Skala: od 100 do 450 dokumentów kosztowych miesięcznie, od kilkunastu do 190 pracowników.

Co takie rozwiązania zmieniają na co dzień?

Najczęściej wymieniane efekty: faktura widoczna od razu zamiast po godzinach albo dniach, akceptacja kosztów w jednym miejscu zamiast obiegu papierowego, automatyczne pobieranie faktur z KSeF, rozpoznawanie kontrahentów bez ręcznej pracy i koszty przypisane do projektu.

Czy potrzebne jest środowisko Microsoft?

Nie. Rozwiązania eraIT działają w przeglądarce. Jeden z klientów prowadzi całą firmę na komputerach Mac. Akceptacja może korzystać z poczty i Teams, ale nie jest to wymagane.

Czym różni się Marżownik od tych wdrożeń?

Marżownik to gotowa aplikacja, bez budowania systemu na zamówienie. Te same procesy: faktury z KSeF przez token lub certyfikat, opisywanie i akceptacja kosztów, płatności, paczki przelewów, raporty w Excelu i kontrola kosztów per projekt.

Co klienci mówią o rozwiązaniach eraIT do faktur i kosztów projektów