Raportowanie projektów bez Excela jako centrum firmy

Raport finansowy projektu ma odpowiedzieć na jedno pytanie: czy ten projekt zarabia, czy tylko wygląda na zajęty.

Dobry raport nie kończy się na sumie przychodów i kosztów. Powinien pokazać plan i wykonanie, kategorie kosztowe, kontrahentów oraz dokumenty, z których biorą się liczby.

A jeśli firma dalej chce pracować w Excelu, to Excel powinien pobierać dane z aplikacji, a nie być ręcznym centrum całej wiedzy.

Pulpit do szybkiego spojrzenia na firmę

Pierwsza warstwa raportowania to pulpit. Nie chodzi o to, żeby analizować każdy dokument. Chodzi o szybkie sprawdzenie, co dzieje się w firmie.

W filmie pokazuję widok z podstawowymi informacjami: przychody, koszty, zyski, liczba faktur, kontrahenci, projekty oraz elementy rozrachunkowe.

Taki pulpit ma sens wtedy, gdy nie udaje pełnej analizy. Jego zadanie jest proste: rzucasz okiem i widzisz, czy trzeba wejść głębiej.

Rentowność projektów od najgorszych do najlepszych

Druga warstwa to analityka projektów. W Marżowniku można szybko sprawdzić rentowność projektów: od tych najmniej rentownych, przez projekty bez faktur przychodowych, po te najbardziej rentowne albo zakończone, których status nie został jeszcze zmieniony.

To jest dokładnie ten poziom, którego brakuje w wielu firmach.

Właściciele i osoby operacyjne często mają ten sam problem: nie wiedzą, ile naprawdę kosztuje konkretne zlecenie, obiekt, kampania albo budowa. Problem nie polega na tym, że nie mają faktur. Problem polega na tym, że faktury, koszty i płatności nie układają się automatycznie w obraz projektu.

Jeśli faktury są przypisane do projektów i kategorii, możesz sortować projekty po wyniku. Jeśli nie są, dalej zostaje zgadywanie.

Plan vs wykonanie, czyli gdzie budżet przestał się zgadzać

Samo "projekt jest rentowny" to za mało. Właściciel musi też zobaczyć, dlaczego wynik wygląda tak, a nie inaczej.

Dla projektu można sprawdzić, jaka kwota była planowana na daną kategorię kosztu, ile już zostało wydane i czy w ogóle wprowadzono budżet.

Problemy w projekcie rzadko pojawiają się jako jedna wielka strata na końcu. Częściej wyglądają tak:

jedna kategoria kosztów zaczyna przekraczać plan,
część kosztów trafia bez budżetu,
faktury przychodowe nie są jeszcze wystawione,
projekt wygląda na aktywny, ale jego status nie mówi całej prawdy.

Raport plan vs wykonanie pomaga złapać ten moment wcześniej.

Kategorie kosztowe i kontrahenci

Kiedy projekt się rozjeżdża, pierwsze pytanie brzmi: na czym?

Możesz spojrzeć na kategorie, które generują największe koszty, elementy przychodowe oraz kontrahentów po stronie przychodów i kosztów.

Jeśli widzisz tylko "koszty są za wysokie", nadal nie wiesz, gdzie szukać problemu. Jeśli widzisz kategorię kosztową i kontrahenta, rozmowa robi się konkretna.

Właściciel nie musi znać każdej faktury na pamięć. Musi mieć ścieżkę od wyniku do dokumentu.

Excel nadal może zostać, ale nie jako ręczny magazyn prawdy

Dla wielu firm najbardziej uniwersalnym narzędziem raportowania nadal jest Excel. I nie ma w tym nic złego.

Problem zaczyna się wtedy, gdy Excel jest miejscem ręcznego przepisywania danych. Wtedy jedna osoba wie, jak działa tabela, co trzeba wkleić, co poprawić i kiedy odświeżyć wynik.

Lepszy układ jest prosty: arkusz jest podłączony do aplikacji. Po kliknięciu "Odśwież wszystko" pobiera dane z Marżownika i pokazuje aktualny stan finansów w przygotowanej tabeli.

Excel nie jest już ręcznym źródłem danych. Jest narzędziem do analizy danych, które są utrzymywane w aplikacji.

Tabela przestawna i zejście do faktur źródłowych

Dla osób, które dobrze znają tabele przestawne, taki układ jest szczególnie wygodny. Można zmieniać układ raportu, wybierać kategorie z listy, filtrować dane i sprawdzać różne przekroje.

Można też kliknąć w konkretną wartość i zobaczyć faktury, które składają się na daną kwotę. To jest najważniejszy element zaufania do raportu.

Nie wystarczy pokazać liczbę. Trzeba dać możliwość sprawdzenia, skąd się wzięła.

Jeśli właściciel widzi wynik i może dojść do faktur źródłowych, raport przestaje być "ładnym wykresem". Staje się narzędziem do decyzji.

Najczęstsze pytania

Czy pulpit wystarczy do kontroli finansów projektów?

Nie. Pulpit daje szybki podgląd sytuacji firmy. Do kontroli projektu potrzebujesz zejścia głębiej: do rentowności projektu, planu i wykonania, kategorii kosztowych, kontrahentów oraz faktur źródłowych.

Czy Excel jest problemem w raportowaniu?

Sam Excel nie jest problemem. Problemem jest ręczne przepisywanie danych i sytuacja, w której tylko jedna osoba rozumie plik. Lepszy model to Excel podłączony do danych z aplikacji.

Czy da się sprawdzić, skąd wzięła się konkretna kwota w raporcie?

Tak. Raport finansowy powinien prowadzić do dokumentów źródłowych, bo tylko wtedy można zaufać liczbie na ekranie.

Czy raporty można dostosować do własnych kategorii kosztowych?

Raportowanie opiera się na kategoriach ustawionych w aplikacji. Szczegółowy zakres raportów i układu kategorii najlepiej potwierdzić na pokazie Marżownika.

Czy raportowanie zastępuje księgowość?

Nie. Księgowość rozlicza firmę. Raportowanie projektowe pomaga właścicielowi i osobom operacyjnym zobaczyć rentowność projektów, koszty, przychody i źródła liczb.

Na koniec

Raportowanie finansowe projektu nie powinno zaczynać się od ręcznego składania tabeli.

Najpierw dane muszą trafić do właściwych projektów, kategorii kosztowych i kontrahentów. Dopiero potem pulpit, analityka i Excel mają sens.

Jeśli dziś raporty powstają ręcznie, zacznij od audytu. Zrób darmowy audyt albo umów pokaz Marżownika.