Excel jest darmowy? Policzmy, ile naprawdę kosztuje Cię ręczne liczenie marży
Większość firm budowlanych mówi to samo. Marżę liczymy w Excelu, to nic nie kosztuje. Kosztuje. Tylko ten koszt nigdzie nie jest zapisany, więc go nie widać.
Nie ma go na żadnej fakturze. Nie ma go w żadnym raporcie. A i tak co miesiąc wychodzi Ci z kieszeni.
Rozłóżmy go na części, które dają się policzyć.
Koszt pierwszy: godziny, które po prostu znikają
Zacznij od najprostszego pytania. Kto u Ciebie zbiera faktury, dopasowuje je do budów i składa z tego marżę?
Zwykle Ty. Albo kierownik. Albo księgowa, której płacisz za zupełnie co innego.
Policz, ile godzin tygodniowo na to schodzi. Zbieranie faktur z maila i z biurka. Wpisywanie. Dopytywanie, na którą budowę poszedł ten materiał. Sklejanie tabelki na koniec miesiąca.
Powiedzmy, że to osiem godzin tygodniowo. W miesiącu robi się z tego ponad trzydzieści. Pomnóż przez stawkę osoby, która to robi. Jeśli to Ty albo kierownik, ta godzina jest droga. W tym czasie nie pilnujesz budowy i nie zdobywasz zleceń.
To nie jest darmowe. To kawałek czyjejś pensji włożony co miesiąc w przepisywanie liczb.
Jeden właściciel z budowlanki powiedział mi wprost, ile się w tym narobił. To nie był żart. To był koszt, którego nikt mu nigdy nie policzył.
Koszt drugi: marża, o której dowiadujesz się za późno
To jest droższe od godzin. I trudniejsze do zauważenia.
Kiedy koszty budowy zbierasz ręcznie, realny wynik projektu poznajesz dopiero na końcu. Wtedy, kiedy już nic nie zrobisz.
Materiał podrożał w trakcie. Doszły dwie nieplanowane faktury od podwykonawcy. Termin się przesunął i wszedł kolejny miesiąc kosztów. Każda z tych rzeczy zjada marżę po cichu. A Ty widzisz to dopiero, gdy budowa jest zamknięta i pieniądze wydane.
Gdybyś widział te liczby na bieżąco, mógłbyś zareagować. Dogadać aneks. Przyciąć koszt. Inaczej rozłożyć kolejny etap.
Wystarczy odzyskać ułamek marży na jednym czy dwóch projektach w roku, żeby kwota zrobiła się większa niż wszystkie godziny z punktu pierwszego.
Dlatego właściciele firm projektowych powtarzają to samo zdanie. Prowadzimy kilka inwestycji naraz i powoli gubimy się w kosztach. Oni umieją liczyć. Tylko ręcznie nie da się tego ogarnąć na czas, gdy budów idzie kilka.
Koszt trzeci: pieniądze, które leżą zamiast pracować
Ten koszt jest najbardziej ukryty. To Twoja płynność.
Kiedy nie panujesz nad tym, co i kiedy fakturujesz, faktury wychodzą z opóźnieniem. Czasem o tydzień, czasem o miesiąc. Przez ten czas Twoje pieniądze siedzą u kontrahenta zamiast na Twoim koncie.
A na budowie płynność to nie miły dodatek. To różnica między tym, czy następny etap rusza w terminie, czy stoi. Niejedna rentowna budowa stanęła nie dlatego, że była nierentowna. Po prostu w złym momencie zabrakło gotówki.
Każdy dzień, w którym faktura leży niewystawiona, to mały koszt zamrożonego kapitału. Pojedynczo niewidoczny. W skali roku, przy kilku budowach, robi się z tego konkretna kwota.
„Excel jest darmowy" to najdroższy mit
Excel nie pobiera abonamentu, to prawda. Ale płacisz za niego inaczej.
Płacisz tymi godzinami. Płacisz marżą, którą poznajesz za późno. Płacisz płynnością. I płacisz jeszcze jedną rzeczą, o której mało kto myśli, dopóki nie jest za późno.
Cała wiedza o kosztach Twoich budów siedzi w jednym pliku, który rozumie jedna osoba. Jak tej osoby zabraknie, choćby na dwa tygodnie urlopu, firma nagle nie wie, ile zarabia. Tabelki, które rozumie tylko jedna osoba, to nie system. To ryzyko, które chodzi na dwóch nogach.
Darmowe narzędzie, które kosztuje Cię człowieka, marżę i spokój. To akurat najdroższa rzecz w firmie.
To zresztą ten sam problem, który widać przy KSeF. Faktury masz w systemie, ale on i tak nie pokaże Ci marży projektu. Pisałem o tym osobno: KSeF już masz, ale on nie powie Ci, ile zarabiasz na projekcie.
Policz to na swoich liczbach, nie na moich
Wpisujesz kilka liczb ze swojej firmy i w dwie minuty widzisz, ile realnie kosztuje Cię ręczne liczenie marży co miesiąc i co rok. Bez rozmowy z handlowcem, bez zobowiązań.
Zrób darmowy audyt marżyA jak liczby Cię zaskoczą, to dokładnie wtedy warto zobaczyć, jak Marżownik bierze faktury, które już masz w KSeF, i pokazuje marżę każdej budowy na bieżąco. Marżownik kosztuje od 750 zł netto miesięcznie. Przy większości firm, które robią ten audyt, sam odzyskany czas jest wart więcej.
Najczęstsze pytania
Skoro liczę marżę w Excelu, to po co mi cokolwiek więcej?
Excel pokazuje liczby, które sam wpiszesz, wtedy, kiedy je wpiszesz. Na budowie koszty zmieniają się szybciej, niż ktokolwiek nadąża je wklepywać, więc realną marżę poznajesz za późno. Narzędzie, które łączy faktury z projektem samo, pokazuje ją na bieżąco.
Czy liczenie marży to nie jest kwestia chwili?
Samo wpisanie wyniku do tabelki to chwila. Ale przed nim jest zbieranie faktur, dopasowanie ich do właściwej budowy i wyłapanie kosztów, które wpadły nie tam, gdzie trzeba. To godziny, których nikt nie liczy, bo są rozsiane po całym miesiącu.
Ile realnie zaoszczędzę?
Zależy od liczby budów, faktur i tego, kto się tym zajmuje. Najlepiej policzyć to na własnych danych w darmowym audycie marży, zamiast opierać się na ogólnej kwocie.
Na koniec
Ręczne liczenie marży nie jest darmowe. Jest nieopłacone wprost, więc łatwo udawać, że go nie ma.
Godziny, marża poznana za późno, zamrożona gotówka i wiedza w jednej głowie. Cztery koszty, które co miesiąc cicho wychodzą z Twojej firmy.
Pierwszy krok, żeby je zobaczyć, jest darmowy i zajmuje dwie minuty. Policz, ile kosztuje Cię ręczne liczenie marży.