Jak sprawić, żeby faktura z KSeF sama trafiła na budowę?

Faktura trafi na właściwą budowę bez ręcznego przypisywania, jeśli dostawca wpisze na niej numer Twojej umowy albo zlecenia. Faktura z KSeF ma na to osobne pole. Wystarczy, że ten sam numer masz zapisany przy projekcie.

Większość firm budowlanych przypisuje koszty ręcznie. Ktoś w biurze otwiera fakturę, czyta pozycje i zgaduje, do której budowy należą. Przy kilku budowach naraz to się myli, a pomyłka psuje marżę dwóch projektów jednocześnie.

Skąd system ma wiedzieć, do której budowy należy faktura?

Z numeru umowy. Faktura ustrukturyzowana w KSeF ma w warunkach transakcji miejsce na numer umowy. Jeśli dostawca go tam wpisze, faktura niesie informację o projekcie od chwili wystawienia.

Nazwa budowy w opisie pozycji nie wystarczy. Raz ktoś napisze „Hala Piaseczno”, raz „magazyn Piaseczno”, raz sam adres. Numer jest jeden i się nie zmienia.

Jak to działa w Marżowniku?

Przy projekcie wpisujesz numer umowy. Gdy faktura przychodzi z KSeF, Marżownik porównuje numer z faktury z numerami Twoich projektów. Wielkość liter, spacje i różne kreski w numerze nie mają znaczenia.

Jeśli pasuje dokładnie jeden aktywny projekt, faktura od razu trafia na ten projekt. Jeśli nie pasuje żaden albo pasuje kilka, faktura czeka na decyzję człowieka w statusie do opisania. System niczego nie zgaduje.

Jak poprosić dostawcę o numer umowy na fakturze?

Najprościej przy zamówieniu albo przy podpisaniu umowy. Dostawca wystawia fakturę w swoim programie, więc musi wiedzieć, jaki numer wpisać i w którym miejscu.

Wzór prośby do skopiowania.

Dzień dobry,
prosimy o wpisywanie na każdej fakturze dla nas numeru umowy [NUMER] w polu numeru umowy w warunkach transakcji. Dzięki temu faktura od razu trafi do właściwego projektu i szybciej przejdzie u nas akceptację.
Dziękujemy.

Przy kilku umowach z tym samym dostawcą każda budowa ma swój numer. Dostawca wpisuje ten, którego dotyczy dostawa.

Co zrobić z fakturą, która nie ma numeru umowy?

Nie każdy dostawca się dostosuje i nie z każdym masz umowę. Dla takich faktur Marżownik ma dwie drogi na skróty.

Pierwsza to kopiowanie z poprzedniej faktury tego samego dostawcy. System bierze projekt i kategorię z ostatniej faktury, która je miała, pokazuje podgląd i dopiero po Twoim potwierdzeniu zapisuje zmiany. Tak można przejść nawet sto faktur naraz.

Druga to domyślny projekt przy dostawcy. Jeśli dany dostawca pracuje tylko dla jednej budowy, ustawiasz go raz i przy ręcznym dodaniu faktury projekt podpowiada się sam.

Reszta trafia do opisania. To zwykle kilka faktur dziennie, a nie cały stos. Jak opisać taką fakturę, pokazuje wzór opisu faktury kosztowej.

A co z fakturą na kilka budów?

Faktura zbiorcza może mieć pozycje dla różnych projektów. Każdą pozycję przypisujesz osobno, więc jedna faktura za materiały może zasilić koszty trzech budów. Numer umowy na takiej fakturze nie pomoże, bo dotyczy jednej umowy. Tu decyduje człowiek.

Najczęstsze pytania

Gdzie na fakturze w KSeF wpisuje się numer umowy?

W warunkach transakcji jest pole na numer umowy. Dostawca wypełnia je w swoim programie do faktur, tak samo jak termin płatności.

Co się stanie, jeśli numer pasuje do dwóch projektów?

Faktura nie zostanie przypisana automatycznie. Trafi do opisania i osoba odpowiedzialna wybierze projekt ręcznie.

Czy muszę mieć umowę z każdym dostawcą?

Nie. Numer umowy przyspiesza pracę tam, gdzie go masz. Dla pozostałych dostawców działa kopiowanie projektu z poprzedniej faktury albo domyślny projekt dostawcy.

Czy nazwa budowy w opisie faktury wystarczy?

Nie do automatycznego przypisania. Nazwy się powtarzają i zapisuje się je różnie. Opis nadal pomaga przy ręcznym przypisaniu, dlatego warto trzymać się jednego wzoru opisu faktury.

Źródła i zakres

Opis działania dotyczy wersji Marżownika dostępnej dla klientów we wrześniu 2026. Zobacz też wzór opisu faktury kosztowej i funkcje Marżownika.