Obieg faktury kosztowej bez Excela: od wpłynięcia do raportu marży

Jak dziś wygląda obieg faktury w firmie projektowej?

W rozmowach z firmami budowlanymi i usługowymi ten opis powtarza się niemal słowo w słowo: wszystko jest w Excelu, dane wprowadza się ręcznie, a pilnowanie kosztów polega na tym, że ktoś siedzi i wklepuje. Faktury przychodzą różnymi kanałami: część z KSeF, część mailem, część jako skan z budowy. Każdy dokument ktoś musi wyłapać, przepisać i przypisać do właściwego zlecenia w arkuszu.

Ten proces działa, dopóki firma jest mała i dopóki pilnuje go ta jedna, konkretna osoba. Problem w tym, że rośnie razem z firmą: więcej projektów to więcej zakładek, więcej wersji pliku i więcej miejsc, w których koszt może się zgubić.

Co się psuje, gdy centrum firmy jest arkusz?

Trzy rzeczy psują się najczęściej. Po pierwsze, opóźnienie: między wpłynięciem faktury a jej pojawieniem się w arkuszu mijają dni, więc właściciel podejmuje decyzje na nieaktualnych kosztach. Po drugie, akceptacja: arkusz nie ma obiegu zatwierdzania, więc decyzje zapadają mailem albo na korytarzu i nikt później nie wie, kto zgodził się na jaki koszt. Po trzecie, zależność od jednej osoby. O tym, co się dzieje, gdy ta osoba odchodzi albo choruje, pisaliśmy w artykule o ryzyku Excela i jednej osoby.

Jest jeszcze czwarty koszt, mniej widoczny: czas. Ręczne przepisywanie i uzgadnianie danych to praca, którą policzyliśmy osobno w tekście ile kosztuje ręczne liczenie marży.

Jak wygląda obieg dokumentów w systemie?

Cztery kroki, bez przepisywania.

1. Faktura wpada sama. Z KSeF, z maila z PDF-em albo ze skanu. Dokumenty z różnych kanałów trafiają w jedno miejsce, zamiast czekać w skrzynkach i segregatorach.

2. Opis i akceptacja przy projekcie. Koszt jest przypisany do projektu i etapu, a fakturę zatwierdza właściwa osoba: kierownik projektu, dyrektor finansowy albo właściciel. Każda decyzja zostaje w historii dokumentu.

3. Płatności pod kontrolą. Widać, co jest niezapłacone, a przelewy wychodzą paczką do banku. Rozrachunki łączą się z tym samym projektem, co koszty.

4. Raport i marża projektu. Budżet i wykonanie każdego zlecenia na bieżąco. Raport powstaje z danych, które już są w systemie, a nie ze składania arkusza po fakcie.

Tak właśnie działa Marżownik. Cały scenariusz krok po kroku pokazujemy na stronie głównej, a to, jak podobny obieg wygląda u firm korzystających z rozwiązań eraIT, opisują sami klienci na stronie opinie klientów.

Kto akceptuje koszty i co widzi zespół?

W arkuszu każdy, kto ma plik, widzi wszystko i może zmienić wszystko. W systemie jest odwrotnie: role i uprawnienia ustawia się osobno dla każdej firmy, więc pracownik biura widzi swoje zadania, kierownik zatwierdza koszty swoich projektów, a pełny obraz finansów ma tylko właściciel. Prośba o opis faktury trafia wprost do osoby odpowiedzialnej za koszt, zamiast krążyć mailem po firmie.

Jak przejść z Excela bez rewolucji?

Nie zaczyna się od wymiany systemów, tylko od jednego projektu. Faktury zaczynają wpadać same, koszty początkowe można zaimportować z arkusza, a zespół uczy się obiegu na realnych dokumentach.

Excel nie znika z firmy. Zostaje do tego, do czego jest dobry. Marżownik generuje zestawienia i raporty do Excela, tylko że z danych, które są kompletne i aktualne.

Najczęstsze pytania