Ile kosztuje Cię każde zlecenie albo obiekt

Znam to pytanie na pamięć. Chcę wiedzieć, ile kosztuje mnie każde zlecenie. Albo: mam kilkanaście obiektów i nie wiem, który zarabia, a do którego dokładam.

Księgowość tego nie pokaże. Ona powie Ci, ile firma zarobiła w całości. Nie powie, na czym zarobiła, a na czym straciła.

Suma się zgadza, a Ty i tak nie wiesz, co Cię ciągnie

Wyobraź sobie dwa zlecenia w tym samym miesiącu.

Na koniec miesiąca patrzysz na wynik firmy i jest na plusie. Spokój. Tylko ten plus to średnia. A średnia potrafi kłamać.

Bo może być tak, że jedno zlecenie zarobiło solidnie, a drugie poszło pod kreskę i tylko zjadło część tego pierwszego. Z poziomu sumy tego nie widać. Widzisz „firma na plusie", a nie widzisz, że połowa Twojej roboty dokłada do interesu.

To jest najdroższa niewiedza, jaka istnieje. Skoro nie wiesz, które zlecenie traci, bierzesz kolejne takie samo. Ten sam klient, ta sama wycena, ten sam podwykonawca. I potem się dziwisz, że robisz coraz więcej, a na koncie tyle samo.

Co właściwie znaczy „koszt zlecenia"

Koszt zlecenia to nie tylko faktura od podwykonawcy.

To wszystko, co poszło na tę konkretną robotę. Materiał. Podwykonawcy. Paliwo i dojazdy. Godziny Twoich ludzi. Czasem sprzęt. Kawałek kosztów stałych firmy, które też trzeba gdzieś przypisać.

Żeby wiedzieć, ile zarobiłeś na zleceniu, każdy z tych kosztów musi mieć przypiętą etykietę. To poszło na obiekt X. W księgowości nazywa się to MPK, czyli miejsce powstawania kosztu. W praktyce to zwykła odpowiedź na pytanie, na co poszły te pieniądze.

Brzmi prosto. Tylko faktury tak nie przychodzą.

Dlaczego Excel tego nie udźwignie

Faktura od hurtowni nie wie, na którą budowę jedzie materiał. Przychodzi na firmę, nie na zlecenie. To Ty albo ktoś u Ciebie musi ręcznie zdecydować, do którego obiektu ją przypisać.

Przy kilku zleceniach jeszcze się da. Przy kilkunastu zaczyna się zgadywanie. Część faktur ląduje nie tam, gdzie trzeba. Część w ogóle nie zostaje przypisana, bo „później się ogarnie". Później nie przychodzi.

A potem ktoś robi z tego tabelkę. Jedną wielką tabelkę, którą rozumie jedna osoba. I jest ona dokładnie tak aktualna, jak ostatni wieczór, kiedy ktoś miał siłę ją uzupełnić. Ile taki ręczny proces realnie kosztuje firmę, rozpisałem osobno w tekście ile kosztuje ręczne liczenie marży.

Dlatego pytanie „ile kosztuje mnie to zlecenie" tak często zostaje bez odpowiedzi. Policzyć się da. Tylko ręczne przypisywanie każdej faktury do każdego zlecenia to robota, której nikt nie nadąża robić na czas.

Jak to wygląda, gdy każdy koszt ma swój projekt

Teraz odwróćmy sytuację.

Faktura kosztowa wpada do systemu i od razu dostaje swój projekt. Czasem podpowiada go kontrahent, bo dany podwykonawca robi u Ciebie zwykle jedną budowę. Czasem przypisujesz ją jednym kliknięciem. Ale od momentu, gdy wpadła, wiadomo, na które zlecenie poszła.

I wtedy pytanie „ile zarobiłem na obiekcie X" przestaje być zajęciem na cały wieczór. Otwierasz ten obiekt i widzisz. Tyle przychodu, tyle kosztów, tyle zostało. Budżet i wykonanie, na bieżąco, nie po fakcie.

Nagle widzisz to, czego suma firmy nigdy Ci nie pokazała. Że obiekt A ciągnie wynik, a zlecenie B trzeba albo przewycenić, albo odpuścić. I decydujesz, zanim weźmiesz trzecie takie samo.

To właśnie robi Marżownik. Bierze faktury, które i tak masz w KSeF, przypina je do projektów i pokazuje rentowność każdego zlecenia osobno. O tym, dlaczego sam KSeF tego nie pokazuje, pisałem osobno w tekście KSeF już masz, ale on nie powie Ci, ile zarabiasz na projekcie.

Od czego zacząć

Nie musisz od razu wdrażać systemu. Zacznij od policzenia, ile kosztuje Cię to, że dziś tego nie widzisz.

A jak liczby Cię zaskoczą, pokażemy Ci na żywo, jak wygląda widok pojedynczego obiektu z przypisanymi kosztami. Marżownik kosztuje od 750 zł netto miesięcznie, a dokładny pakiet dobieramy na pokazie.

Najczęstsze pytania

Czym to się różni od tego, co widzę u księgowej?

Księgowa pokazuje wynik całej firmy i pilnuje rozliczeń z urzędem. Nie pokazuje, ile zostało na konkretnym zleceniu po odjęciu wszystkich jego kosztów. To dwie różne rzeczy. Jedna mówi, ile firma zarobiła. Druga, na czym.

Mam kilkanaście obiektów. Czy to się w ogóle da ogarnąć?

Im więcej obiektów, tym bardziej tego potrzebujesz. Przy kilkunastu zleceniach ręczne przypisywanie kosztów przestaje nadążać i właśnie wtedy najłatwiej pomylić, który obiekt zarabia. System przypisuje koszt do projektu od razu, więc liczba obiektów przestaje być problemem.

Czy muszę zmieniać sposób wystawiania faktur?

Nie. Faktury wystawiasz dalej tak jak teraz, a Marżownik pobiera je z KSeF i przypisuje do projektów. Dokłada warstwę, której wcześniej nie było, i nie zabiera niczego, co już działa.

Na koniec

Wiedza, ile zarabia cała firma, to za mało. To tylko średnia, która ukrywa, na czym naprawdę zarabiasz, a na czym dokładasz.

Prawdziwa kontrola zaczyna się wtedy, gdy każdy koszt ma swój obiekt, a każdy obiekt swój wynik. Wtedy bierzesz dobre zlecenia świadomie, a złe odpuszczasz, zanim Cię kosztują kolejny raz.

Pierwszy krok jest darmowy i zajmuje dwie minuty. Policz, ile kosztuje Cię każde zlecenie.

Wiem, ile firma zarabia. Nie wiem, na czym