Tokeny KSeF przestaną działać z końcem 2026 roku. Co teraz?

Dla firmy projektowej wniosek jest jeden: sprawdzić do końca roku, jak z KSeF łączy się jej program do faktur, i nie zostawiać tego na grudzień.

Co dokładnie się zmienia w logowaniu do KSeF?

Do tej pory systemy łączyły się z KSeF na dwa sposoby: tokenem albo certyfikatem. Token był prostszy — generowało się go raz i wklejało do programu. Certyfikat wymaga więcej pracy przy konfiguracji, ale jest bezpieczniejszy i to on zostaje docelowym sposobem uwierzytelnienia.

Publikacje branżowe o integracjach KSeF wskazują ten sam kierunek: popularne platformy do automatyzacji nie mają natywnej obsługi KSeF właśnie przez rygory kryptograficzne systemu, a rozwiązania tokenowe opisują jako przejściowe, z wygaszeniem przewidzianym na koniec 2026 roku. Kto zbudował obieg faktur na tokenie, będzie musiał go przepiąć.

Czym różni się token od certyfikatu?

Token to ciąg znaków, który działa jak hasło do KSeF — łatwy do wdrożenia, ale też łatwy do skopiowania i trudny do kontrolowania. Certyfikat to plik kryptograficzny powiązany z firmą, którym system podpisuje komunikację z KSeF.

W praktyce różnica dla właściciela jest prosta: token konfiguruje się w minutę i zapomina, certyfikat wymaga jednorazowego, porządnego wdrożenia — ale nie trzeba go nerwowo wymieniać, gdy ktoś odejdzie z firmy z dostępem do hasła.

Co to oznacza dla firmy budowlanej albo instalacyjnej?

Faktury kosztowe z KSeF to dziś główne wejście dokumentów do rozliczenia budowy — pisaliśmy o tym w artykule KSeF w budownictwie. Jeżeli program, którym odbierasz faktury z KSeF, loguje się tokenem, to z końcem 2026 roku ten kanał przestanie działać.

Skutek jest przewidywalny: faktury przestają spływać do systemu, ktoś orientuje się po tygodniu, a koszty budowy znowu są znane z opóźnieniem.

Trzy pytania, które warto zadać dostawcy swojego oprogramowania już teraz:

1. Czy integracja KSeF działa u nas przez token, czy przez certyfikat?
2. Jeśli przez token — kiedy i jak przechodzimy na certyfikat?
3. Kto po naszej stronie ma uprawnienia, żeby ten certyfikat wystawić i podpiąć?

Jak przygotować firmę na przejście z tokenu na certyfikat?

Plan jest krótszy, niż się wydaje.

Krok pierwszy: sprawdź, jak dziś łączysz się z KSeF — w ustawieniach programu do faktur albo pytaniem do dostawcy.

Krok drugi: jeśli przez token, ustal z dostawcą termin przejścia na certyfikat. Nie celuj w grudzień — końcówka roku to spiętrzenie u wszystkich.

Krok trzeci: wyznacz osobę odpowiedzialną za certyfikat. Kto go wystawia, gdzie jest przechowywany, kiedy wygasa.

Krok czwarty: po przepięciu zrób test. Czy faktury kosztowe nadal spływają, czy faktury sprzedażowe nadal wychodzą.

Więcej o tym, jak KSeF zmienia pracę firm pracujących projektowo, znajdziesz w artykule KSeF dla firm projektowych.

Jak Marżownik łączy się z KSeF?

Marżownik obsługuje oba sposoby uwierzytelnienia: token i certyfikat. Firma, która korzysta dziś z tokenu, przechodzi na certyfikat bez zmiany procesu pracy — faktury z KSeF dalej trafiają wprost do rozliczenia projektu, z przypisaniem do budowy, budżetem i kontrolą marży.

Jak wygląda cały obieg faktury z KSeF w podziale na projekty, pokazujemy na stronie KSeF i faktury sprzedażowe.

Najczęstsze pytania

Na koniec

Wygaszenie tokenów to zmiana techniczna, ale skutek jest biznesowy: kto nie przepnie integracji, straci automatyczny dopływ faktur do rozliczeń projektów. Sprawdzenie zajmuje jeden telefon do dostawcy — zrób to przed czwartym kwartałem.

A jeśli chcesz przy okazji zobaczyć, ile kosztuje Cię obecny sposób pracy z fakturami, policz to w darmowym audycie marży. Zajmuje dwie minuty i liczy na Twoich liczbach.