Tokeny KSeF przestaną działać z końcem 2026 roku. Co teraz?

Dla firmy projektowej wniosek jest jeden: sprawdzić do końca roku, jak z KSeF łączy się jej program do faktur, i nie zostawiać tego na grudzień.

Co dokładnie się zmienia w logowaniu do KSeF?

Do tej pory systemy łączyły się z KSeF na dwa sposoby: tokenem albo certyfikatem. Token był prostszy — generowało się go raz i wklejało do programu. Certyfikat wymaga więcej pracy przy konfiguracji, ale jest bezpieczniejszy i to on zostaje docelowym sposobem uwierzytelnienia.

Publikacje branżowe o integracjach KSeF wskazują ten sam kierunek: popularne platformy do automatyzacji nie mają natywnej obsługi KSeF właśnie przez rygory kryptograficzne systemu, a rozwiązania tokenowe są przejściowe — ich wygaszenie następuje z końcem 2026 roku. Kto zbudował obieg faktur na tokenie, będzie musiał go przepiąć.

Czym różni się token od certyfikatu?

Token to ciąg znaków, który działa jak hasło do KSeF — łatwy do wdrożenia, ale też łatwy do skopiowania i trudny do kontrolowania. Certyfikat to plik kryptograficzny powiązany z firmą, którym system podpisuje komunikację z KSeF.

W praktyce różnica dla właściciela jest prosta: token konfiguruje się w minutę i zapomina, certyfikat wymaga jednorazowego, porządnego wdrożenia — ale nie trzeba go nerwowo wymieniać, gdy ktoś odejdzie z firmy z dostępem do hasła.

Co to oznacza dla firmy budowlanej albo instalacyjnej?

Faktury kosztowe z KSeF to dziś główne wejście dokumentów do rozliczenia budowy — pisaliśmy o tym w artykule KSeF w budownictwie. Jeżeli program, którym odbierasz faktury z KSeF, loguje się tokenem, to z końcem 2026 roku ten kanał przestanie działać.

Skutek jest przewidywalny: faktury przestają spływać do systemu, ktoś orientuje się po tygodniu, a koszty budowy znowu są znane z opóźnieniem.

Trzy pytania, które warto zadać dostawcy swojego oprogramowania już teraz:

1. Czy integracja KSeF działa u nas przez token, czy przez certyfikat?
2. Jeśli przez token — kiedy i jak przechodzimy na certyfikat?
3. Kto po naszej stronie ma uprawnienia, żeby ten certyfikat wystawić i podpiąć?

Jak przygotować firmę na przejście z tokenu na certyfikat?

Plan jest krótszy, niż się wydaje.

Krok pierwszy: sprawdź, jak dziś łączysz się z KSeF — w ustawieniach programu do faktur albo pytaniem do dostawcy.

Krok drugi: jeśli przez token, ustal z dostawcą termin przejścia na certyfikat. Nie celuj w grudzień — końcówka roku to spiętrzenie u wszystkich.

Krok trzeci: wyznacz osobę odpowiedzialną za certyfikat. Kto go wystawia, gdzie jest przechowywany, kiedy wygasa.

Krok czwarty: po przepięciu zrób test. Czy faktury kosztowe nadal spływają, czy faktury sprzedażowe nadal wychodzą.

Więcej o tym, jak KSeF zmienia pracę firm pracujących projektowo, znajdziesz w artykule KSeF dla firm projektowych.

Jak Marżownik łączy się z KSeF?

Marżownik obsługuje oba sposoby uwierzytelnienia: token i certyfikat. Firma, która korzysta dziś z tokenu, przechodzi na certyfikat bez zmiany procesu pracy — faktury z KSeF dalej trafiają wprost do rozliczenia projektu, z przypisaniem do budowy, budżetem i kontrolą marży.

Jak wygląda cały obieg faktury z KSeF w podziale na projekty, pokazujemy na stronie KSeF i faktury sprzedażowe.

Najczęstsze pytania

Na koniec

Wygaszenie tokenów to zmiana techniczna, ale skutek jest biznesowy: kto nie przepnie integracji, straci automatyczny dopływ faktur do rozliczeń projektów. Sprawdzenie zajmuje jeden telefon do dostawcy — zrób to przed czwartym kwartałem.

Jeśli chcesz przy okazji zobaczyć lepszy sposób pracy z fakturami, zobacz pokaz Marżownika.